档案目录是 档案馆(室)编制的,由众多著录条目组成并按一定次序编排的,揭示、报道与查找档案的工具。它是档案检索系统的重要组成部分。
档案目录按其加工文献和处理信息的手段可分为手检目录和机检目录两大类。手检目录是通过人工查找档案,而机检目录则是将记录文件或案卷特征的文字、图形、数字和符号转换成机器可以识别的代码输入计算机,以特定的格式存储于计算机磁带、磁鼓或磁盘上,检索时经过特定的程序转换成文字并编制成各种目录,显示在屏幕上,或直接打印成各种目录。
此外,档案目录还可以根据不同的标准进行分类,如按编制方法、信息处理手段、收录材料范围、作用等。常见的档案目录样式包括归档文件目录、分类目录、专题目录、全宗文件目录、案卷目录等。
档案目录的主要功能包括:
揭示:
提供档案的基本信息,如标题、作者、日期等。
报道:
展示档案的内容和结构,帮助用户了解档案的全貌。
查找:
通过特定的检索途径和方法,快速定位到所需的档案。
为了提高检索效率和准确性,档案目录的编制需要遵循一定的国家标准和行业标准,如《归档文件整理规则》(DA/T22-2015)等。