物业文员是负责物业管理相关行政事务的职位,主要工作内容包括:
收费与催缴:
负责物业管理费的收费通知单发放和费用催缴工作。
用户资料管理:
收集并管理辖区内用户资料,包括业主和住户的档案。
客户服务与沟通:
负责公司服务热线电话的值守,记录报修情况和服务质量,与业主和住户保持联系,处理来信、来访和投诉。
文件与合同管理:
负责各类文件及合同的登记、归档、保管及整理工作。
办公设备与用品管理:
负责办公设备、办公用品的保管与发放,及时登记并核对库存。
会议与记录:
负责公司会议的通知、记录和纪要的整理。
投诉处理:
接待并处理业主和住户的投诉,及时跟进并反馈处理结果。
维修与保养:
负责公共区域设施设备的巡查和维修回访。
环境管理:
参与环境绿化工作,确保区域整洁美观。
其他行政事务:
包括文件收发、传真接听、电话转接、来访人员接待与登记等。
物业文员需要具备较强的书面表达能力和口头沟通能力,熟悉办公室行政管理知识,能够熟练使用常用电脑办公软件。此外,还需要有良好的服务意识和团队协作精神,以确保物业管理的顺利进行和业主满意度的提高。